El PBT cuando adaptamos nuestro sistema de gestión

En la actualidad, la mayoría de nosotros solemos ir desbordados. Raro es el día en el que podemos sentarnos a pensar qué es lo realmente importante en el trabajo o irnos tranquilamente a casa sin la sensación de que tenemos mil frentes abiertos. Si somos responsables del sistema de gestión de la calidad o el medio ambiente, además de la (sobre)carga de trabajo que ya tenemos normalmente, ahora nos toca lidiar con la adaptación del sistema a la nueva versión de las normas del 2015.

Retorno de la inversión de tiempo

Si estamos certificados por la ISO 9001:2008 o por la ISO 14001:2004 y deseamos mantener nuestra certificación, seguramente deberemos adaptar parte de nuestra documentación para incluir los nuevos requisitos o los que han sido modificados en la versión del 2015 de las normas.

Para la adaptación podemos seguir 2 caminos:

  1. añadir a nuestros procedimientos los nuevos requisitos de la norma y modificar únicamente lo estrictamente necesario para seguir cumpliendo, dejando todo lo demás como ya estaba, o bien
  2. aprovechar que deberemos modificar algunas cosas para repensar nuestro sistema y hacer nuestros procedimientos más eficientes, aunque ello suponga cambiarlos completamente.

La primera opción parece la más rápida. Aparte de introducir los requisitos realmente nuevos de la norma (análisis de contexto e identificación de riesgos y oportunidades y acciones para abordarlos), el resto de modificaciones van a ser de índole menor.

Sin embargo, puede merecer la pena invertir un poco más de tiempo en la revisión de cómo hacemos las cosas. Preguntémonos si lo que nos hemos impuesto nos supone una carga de trabajo excesiva, qué resultados conseguimos y si es posible hacerlo de una forma que nos resulte más eficiente. Hacer este ejercicio nos va a suponer un tiempo que quizás hoy no tenemos. Pero consideremos este tiempo como una inversión y no como un gasto.

Si las 4 horas que hemos invertido en revisar el procedimiento de gestión de la documentación nos ayudan a ahorrar 15 minutos cada semana, en 4 meses ya habremos recuperado la inversión de tiempo, y a partir de allí, empezaremos a tener ganancias. Este concepto de recuperación de la inversión del tiempo es el equivalente al PBT (pay back time) utilizado para evaluar las inversiones financieras, y lo obtendríamos dividiendo el tiempo invertido en la revisión entre el tiempo que nos ahorramos cada semana o cada mes por ser más eficientes.

Para conseguir un PBT lo más bajo posible, lo que nos interesa es, por un lado, conseguir ahorros de tiempo en el día a día, derivados de las modificaciones que hagamos en el sistema, puesto que si no conseguimos hacer las cosas de forma más eficiente, el denominador de la fórmula será pequeño o cero y por tanto el PBT será un tiempo muy largo. También nos interesa hacer el tiempo invertido en la adaptación de los procedimientos el menor posible, para que el numerador sea pequeño. Una de las fórmulas para ello es utilizar los servicios de un consultor o bien inscribirnos en un programa de formación que nos ayude a entender la norma y a realizar la transición de una forma eficaz y eficiente.

Y vosotros, ¿vais a repensar todo vuestro sistema de gestión o únicamente adaptar el mínimo imprescindible? Podéis dejar vuestros comentarios a continuación, y si os ha gustado el artículo, lo podéis compartir en vuestras redes sociales.

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